FORRETNINGSORDEN
for bestyrelsen i Brenderup Idrætsforening (herefter kaldet foreningen)
§ 1 Bestyrelsesarbejdets organisering og opgavefordeling
Stk. 1: På generalforsamlingen er formanden og kassereren blevet valgt direkte. På det første møde umiddelbart efter generalforsamlingen defineres og fordeles posterne som næstformand og de øvrige bestyrelsesposter. Mødet ledes af formanden.
Stk. 2: På det første bestyrelsesmøde, som holdes efter den ordinære generalforsamling, fremlægges forretningsordenen, og der tages stilling til, om forretningsordenen skal ændres eller godkendes i den foreliggende form. Bestyrelsen kan til enhver tid vedtage ændringer til forretningsordenen.
Stk. 3: Bestyrelsen har den daglige ledelse af foreningen.
Stk. 4: Bestyrelsen træffer afgørelse i alle sager vedrørende foreningens forhold. Dette gælder dog ikke for sager, der efter vedtægterne skal afgøres af generalforsamlingen eller af anden grund afgøres af generalforsamlingen.
Stk. 5: Alle bestyrelsesmedlemmer er forpligtede til at tilstræbe opfyldelse af foreningens formål og skal virke til gavn for foreningens interesse inden for den ramme, som vedtægterne og generalforsamlingsbeslutninger udgør.
Formandens hovedfunktioner er: Formanden tegner foreningen i forhold til Middelfart kommune og andre offentlige myndigheder, samt samarbejdspartnere som ex. DGI. Skriftlige ansøgninger til myndigheder, fonde m.m. skal altid underskrives af formanden. Formanden er sammen med sekretæren ansvarlig for indholdet i foreningens hjemmeside (presseloven). Varetager indhentelse af børneattester.
Næstformanden hovedfunktioner er: Stedfortræder for formanden, kontakt til BAC, kontakt til Middelfart kommune hvad angår andre anliggender end økonomi.
Kassererens hovedfunktioner er: Kassereren sørger for at bogføringen altid er opdateret. Kassereren fører desuden tilsyn med afdelingernes økonomi og har pligt til at underrette bestyrelsen, såfremt der er større afvigelser i forhold til budget og desuden tage kontakt til den pågældende afdeling.
Sekretærens hovedfunktioner er: Drift af hjemmeside og sociale medier, elektronisk medlemssystem, samt referat fra bestyrelsesmøder. Ajourføring af PlanDisc (kalenderstyringsværktøj). Sekretæren er sammen med formanden ansvarlig for indholdet i foreningens hjemmeside (presseloven). Ansvarlig for rundsending af aktivitetsoversigt i lokalområdet ved sæsonstart.
De øvrige bestyrelsesmedlemmers hovedfunktioner er: Efter behov at bistå den øvrige bestyrelse i deres opgaver. Varetager ad hoc opgaver, samt tilbagevendende aktiviteter som ex. OK-dage
Fraset kasserer-posten er alle poster i bestyrelsen og evt. udvalg er ulønnede. Kasserer-posten er bagud lønnet med en årligt skattefri godtgørelse. Omkostningsgodtgørelse i forbindelse med bestyrelses – og udvalgsarbejdet for foreningen dækkes mod bilag.
§ 2 Afdelingstovholdere
En eller flere tovholdere leder den daglige drift af en afdeling, og fungerer som bindeled mellem de frivillige i afdelingen og bestyrelsen. Afdelingstovholdere kan på lige fod med bestyrelsesmedlemmer rejse emner på bestyrelsesmøder. For hver afdeling forventes deltagelse af én tovholder pr. afdeling på møderne. Dette uden stemmeret.
§ 3 Mødeindkaldelse
Stk. 1: Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden.
Stk. 2: Indkaldelse sker via e-mail senest 7 dage inden afholdelsen. Indkaldelsen indeholder tid og sted for mødet samt en dagsorden for mødet med de dertil hørende bilag.
Stk. 3: Dagsordenen fastsættes af formanden. Ethvert medlem kan forlange et punkt optaget på dagsordenen ved at give meddelelse til formanden senest 14 dage før mødets afholdelse.
Stk. 4: Såfremt et bestyrelsesmedlem fremsætter ønske om behandling af et punkt efter modtagelsen af dagsordenen (forud for mødet eller på mødet ved godkendelsen af dagsordenen), kan dette punkt optages på dagsordenen, når alle bestyrelsesmedlemmer er enige herom eller hvis punktet er uopsætteligt. Er dette ikke tilfældet, behandles punktet på det næstkommende bestyrelsesmøde.
§ 4 Dagsordenens indhold
Stk. 1: Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter:
- Godkendelse af dagsorden
- Meddelelser/kort nyt ved formand
- Kort økonomisk status (budgetopfølgning mv.)
- Rundt om bordet i afdelingerne
- Kort nyt ved sekretær
- Evt. BAC, OK-dage, fest-udvalg
Såfremt der er emner til beslutning tilstræbes at disse fremsendes til gennemlæsning sammen med dagorden forud for mødet.
§ 5 Bestyrelsesmøder
Stk. 1: Bestyrelsen fastlægger på det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen bestyrelsesmøder for det kommende halve år. Bestyrelsesmøder bør afholdes regelmæssigt og mindst 1 gang hver anden måned. I øvrigt afholdes bestyrelsesmøder, når dette ønskes af et medlem af bestyrelsen eller af den valgte revisor.
Stk. 2: Møderne kan afvikles fysisk eller virtuelt. Møderne afholdes i BAC, medmindre andet aftales.
Stk. 3: Suppleanter opfordres til at deltage i bestyrelsesmøder, dette uden stemmeret. Bestyrelsen kan bede andre personer om at deltage i et bestyrelsesmøde såfremt dette skønnes relevant.
Stk. 4: På bestyrelsesmøder deltager foruden bestyrelsesmedlemmerne desuden en tovholder for hver af de til den tid eksisterende afdelinger. Tovholdere har ikke stemmeret.
§ 6 Beslutningsdygtighed
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige medlemmer deltager.
§ 7 Mødeledelse
Stk. 1: Formanden, og i dennes fravær næstformanden, leder bestyrelsesmøderne ud fra dagsorden.
Stk. 2: Der tilstræbes enighed i bestyrelsen. Beslutninger vedtages i øvrigt med almindeligt flertal, hvor hvert medlem har én stemme. Ved stemmelighed er formandens, og i dennes fravær næstformandens, stemme afgørende.
Stk. 3: Ved behandlingen besluttes nærmere om opfølgningen på de enkelte sager.
§ 8 Referat
Stk. 1: Sekretær drager omsorg for, at der udformes referat af bestyrelsesmøder.
Referatet lægges på foreningens hjemmeside. Fortrolige oplysninger ikke fremgå af referater.
Stk. 2: Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få et forbehold i forhold til en vedtaget beslutning noteret i referatet.
Stk. 3: Udkast til referat udsendes via e-mail til samtlige bestyrelsesmedlemmer og afdelingstovholdere senest 7 dage efter mødets afholdelse. Mødedeltagere, der måtte være uenige i referatet, bør inden 4 dage fra referatets modtagelse fremsætte indsigelse over for de øvrige bestyrelsesmedlemmer. I manglende fald vil referatet betragtes godkendt.
§ 9 Beslutninger uden for møde
Et flertal i bestyrelsen kan træffe afgørelse om afgrænsede emner via e-mail eller på lignende måde. Dog kan ethvert bestyrelsesmedlem kræve emnet behandlet på et møde.
§ 10 Inhabilitet
Stk. 1: Såfremt bestyrelsen skal træffe beslutninger, hvori et eller flere medlemmer har en særlig personlig interesse, der kan stride mod foreningens interesser, er disse ikke berettiget til at deltage i behandlingerne eller afstemningerne.
Stk. 2: Det pågældende bestyrelsesmedlem skal informere bestyrelsen om forholdet, så bestyrelsen kan afgøre, om der foreligger inhabilitet.
§ 11 Tavshedspligt
Stk. 1: Medlemmerne af bestyrelsen er forpligtet til ikke over for nogen uberettiget at videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. Forhold, der i sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab, anses ikke for at være uberettiget videregivelse.
Stk. 2: Forpligtelsen gælder fortsat efter hvervets ophør.
§ 12 Kompetence
Stk. 1: Inden for rammerne af anvisningerne i nærværende forretningsorden er et bestyrelsesmedlem bemyndiget til at handle på foreningens vegne i det omfang det er nødvendigt for udførelsen af de opgaver og funktioner, som bestyrelsesmedlemmet har.
Stk. 2: Såfremt en sag ikke tåler udsættelse, er formanden bemyndiget til at disponere på bestyrelsens vegne. Formanden skal dog så vidt muligt søge godkendelse hos et flertal af bestyrelsens medlemmer, og i alle tilfælde skal bestyrelsen efterfølgende orienteres hurtigst muligt.
§ 13 Økonomiske dispositioner
Stk. 1: Bestyrelsen beslutter hvordan foreningens økonomiske midler placeres, og hvem der har fuldmagt til at disponere.
Stk. 2: Der er to godkendere til betalinger/overførsler.
Stk. 3: Foruden kassereren skal formanden, bestyrelsen og afdelingstovholdere have adgang til at følge dispositioner på foreningens konti via administrationssystemet Conventus. Bestyrelsen skal forholde sig til væsentlige budgetafvigelser.
Stk. 4: Enhver transaktion, som udløser en økonomisk forpligtelse for foreningen på over kr. 10.000,-, skal forelægges bestyrelsen til godkendelse, før dispositionen gennemføres, ligesom enhver transaktion, som indebærer en væsentlig overskridelse af det gældende budget for den pågældende udgiftsart, ligeledes skal forelægges bestyrelsen til godkendelse, før dispositionen gennemføres.
Stk. 5: Ethvert bilag skal attesteres. Afdelingstovholdere er bemyndiget til at attestere udgiftsbilag relateret til afdelingen.Formanden er bemyndiget til at attestere alle udgiftsbilag.
Stk. 6: Bestyrelsen sørger for at vedtægternes tegningsregel iagttages.
§ 14 Adfærdspolitik
Stk. 1: Formanden indhenter børneattester og håndterer sager herom.
§ 15 Regnskab og revision
Stk. 1: Bestyrelsen har ansvaret for, at der udarbejdes behørigt årsregnskab, og at revisor får adgang til de informationer, som denne måtte have brug for til udførelsen af sine opgaver.
Stk. 2: Inden afholdelse af generalforsamling, behandler bestyrelsen udkast til regnskab og fastlægger indholdet i dette regnskab, der fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen. Foreningens revisor deltager i dette møde.
Stk. 3: Bestyrelsen er selv ansvarlig for at få tvivl vedrørende de enkelte poster afklaret.
Stk. 4: Bestyrelsen sørger for behørig revision og at revisionen løbende modtager alle godkendte referater.
Stk. 5: Bestyrelsen påser, at regnskabet får revisionspåtegning.
§ 16 Ændring
Ændringer i forretningsordenen vedtages på bestyrelsesmøde med 2/3 flertal.
Således vedtaget på bestyrelsesmødet den 24/4 2024
Lisbeth Hvenegaard, Formand